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Flujograma de decisión para Compras Públicas de Innovación e Innovación Abierta.

Flujograma de decisión para Compras Públicas de Innovación e Innovación Abierta.

El BID junto a la Procuraduría General de Sao Paulo e ideaigov presenta un flujograma como parte de su toolkit en CPI.

La  innovación abierta pública  en general y la Compra Pública de innovación, como instrumento particular, están siendo muy relevantes en las instituciones públicas para impulsar la innovación, sin embargo, la cantidad de variables a gestionar, entre ellas, actores involucrados, aspectos legales, modelos de compras, tiempos y recursos, pueden afectar la puesta en marcha de manera exitosa de un plan de CPI, como también desestimular su uso; es por ello que diferentes instituciones, especialmente organismos públicos y organizaciones internacionales están elaborando y publicando guías e instrumentos para facilitar la toma de decisión y mejorar la gestión de la CPI e innovación abierta.

Una de las instituciones punteras a nivel mundial y en especial en la región hispanoamericana es el Banco Interamericano de desarrollo (BID), que esta vez, junto a la Procuraduría General del Estado de Sao Paulo (Brasil) e Ideaigov (Gobierno de San paulo, Brasil) está elaborando un toolkit o grupo de herramientas para ayudar a gestionar de manera eficiente las compras públicas de innovación.

Se trata de una herramienta innovadora, que a partir de un flujograma de decisión para la CPI. El BID, además de realizar estas publicaciones, ha estado trabajando de manera muy activa con gobiernos nacionales y regionales de Latinoamérica para promover la innovación mediante la compra pública, financiando entre otras acciones, la puesta en marcha de políticas de innovación, proyectos piloto de CPI y la formación a directivos y funcionarios públicos de diferentes países. Solo por citar algunos ejemplos, en los cuales IDOM ha acompañado al BID, se encuentran la realización del II y III Foro americano de CPI & innovación abierta en 2019 y 2020 respectivamente, y la elaboración y ejecución proyectos piloto de CPI en Ecuador, Perú, Colombia, así como la elaboración de una guía de CPI para Uruguay.

Por su parte, la Procuraduría General de Sao Paulo también ha decidido impulsar de manera activa la innovación, además de colaborar en la publicación de este flujograma, la Procuraduría desde el 2019 está fomentando el estudio de la CPI y todo lo relacionado con la propiedad intelectual en los contratos de CPI, para ello ha creado el Núcleo Temático de Estudos e Pesquisas sobre Propriedade Intelectual e Inovação da PGE

En cuanto a ideagov, es importante destacar que es el hub de innovación abierta y de CPI del Gobierno del Estado de São Paulo. Es el actor bisagra en el ecosistema de innovación de la región, siendo sus programas de (i) aceleración y de (ii) innovación en gobiernos los más importantes.

Estas tres instituciones han sumado esfuerzos para guiar a las administraciones públicas durante el proceso de toma de decisiones relacionado con la compra pública de innovación mediante la creación el siguiente flujograma.

Fuente: BID, Procuraduría General de Sao Paulo e ideaigov

Esta herramienta se apoya en diferentes preguntas dicotómicas (Sí o no) a lo largo del flujo para guiar a la institución a tomar la mejor decisión de compra innovadora y a conocer las siguientes acciones y documentos que tendrá que realizar y publicar. Desde IDOM, consideramos que esta forma de abordar todas las opciones contractuales ayuda de manera significativa a las instituciones a despejar las dudas e incertidumbres, en especial aquellas que realizan una compra innovadora por primera vez.

Para poder comprender el flujograma de una forma sencilla y ayudar a las instituciones a utilizar el flujo, se ha dividido la herramienta en tres etapas o momentos:

  1. Etapa I. Definir y decidir. La primera etapa es el momento de realizar definiciones y decisiones por parte de la institución, definiendo las necesidades y demandas, y decidiendo si debe comprar o crear el producto/servicio que dará satisfacción a la necesidad planteada.
  2. Etapa II. Procedimientos. Según el estado actual de desarrollo de los productos y servicios definidos en la primera etapa, el flujograma plantea una serie de preguntas y respuestas que llevan a la institución a elegir el mejor procedimiento contractual, detallando además las acciones recomendables, cómo por ejemplo, la creación de comités de expertos o consultas preliminares al mercado. Esta es la etapa más importante del flujograma, la cual permitirá a la institución conseguir con éxito la ejecución de la compra pública. Esta etapa inicia en la pregunta: “A solução buscada está disponível no mercado?” del flujo.
  3. Etapa III. Ejecución. Ultima etapa, momento en el cual la entidad ejecuta el contrato y finalmente documenta si se consiguió resolver el problema y satisfacer la necesidad. En esta última etapa también se registran las lecciones aprendidas de todo el proceso. Esta etapa inicia en el punto de: “Acompanhamento da execução contractual”

Veremos a continuación los aspectos importantes de cada etapa.

Primera etapa. Definir y decidir.

El flujograma parte de la comprensión del problema. Es muy importante tomarse el tiempo necesario para definir el problema porque los siguientes pasos dependerán del conocimiento y determinación que se tenga sobre la situación en la que se encuentra la institución. Para ello, la herramienta recomienda apoyarse en estudios preliminares, mapas de riesgos, mesas de trabajos técnicos o realización de eventos como hackathon.

Una vez definidas las demandas se debe elegir el mejor proceso contractual.

Segunda etapa. Procedimientos.

Para definir el proceso contractual, el flujo realiza cuatro preguntas consecutivas que, según las respuestas dadas, la herramienta recomendará una de las siguientes opciones:

1.-Encomienda tecnológica: Proceso contractual recomendado cuando la solución tecnológica no se encuentra en el mercado. La herramienta recomienda constituir un comité técnico de especialistas, realizar una negociación con los licitadores, definir el contrato post negociación y finalmente publicar el contrato.

2.-Concurso: Solución recomendada cuando existe una solución posible en el mercado, pero no se puede definir las especificaciones técnicas a priori. Se sugiere hacer una descripción de desafíos, crear una comisión técnica y publicar los requisitos y la premiación del concurso, también se recomienda realizar pruebas de las soluciones presentadas en diferentes etapas eliminatorias.

La Consulta Preliminar de Mercado, en el caso de España, según se define en el artículo 115 de la LCSP, es un procedimiento opcional que consta de un diálogo técnico entre un posible licitador y los operadores económicos. Se realiza para obtener información sobre la capacidad y dimensión del mercado, preparar correctamente la licitación, además de informar a los proveedores acerca de los planes de contratación del órgano correspondiente

Guía Práctica del Proceso de Compra Pública de Innovación para Organismos Públicos de la Comunitat Valenciana,2019

A partir de este punto el flujograma recomienda realizar una Consulta Preliminar de Mercado antes de decidir por una de las siguientes opciones.

3.-Financiación externa de soluciones innovadoras: Cuando a las dos preguntas anteriores se responde de manera afirmativa pero no se tienen los recursos disponibles para la contratación de la solución final, lo recomendable es la búsqueda de financiación por parte de un tercero; por ejemplo, en España existen diferentes programas europeos, nacionales y regionales que apoyan a las administraciones en políticas de demanda activa de innovación: Horizon 2020, Programa Fomento Innovación desde la Demanda (FID) del MICIN, fondos de los PO Regionales destinados a CPI.

4.-Contratación directa: Escenario en el cual la solución se encuentra disponible en el mercado y a su vez se pueden definir las prescripciones técnicas y se cuentan con los recursos necesarios para la contratación directa, siempre y cuando la ley de contrataciones pública que regula a la institución lo permita. Esto último dependerá de cada país y tipo de institución pública.

5.-Licitaciones: En el caso que no se pueda realizar la contratación directa, lo necesario es la realización de una licitación, definiendo en primer lugar el tipo de licitación (en España, para las CPI tenemos a.- la licitación con negociación, b.- el diálogo competitivo, c.-la asociación por negociación y por último, el contrato de compra precomercial que aunque esté fuera de la Ley, este contrato debe mantener los mismo principios que rigen la Ley), seguidamente la institución debe definir los criterios de solvencia técnica y económica como los criterios de selección. Por último, la herramienta recomienda definir si se realizará la inversión por fases.

 Tercera Etapa. Ejecución.

Una vez celebrado el contrato, se inicia la etapa de ejecución de este. En este punto, aunque el flujograma no detalla las acciones a realizar, desde IDOM consideramos que es muy importante darle seguimiento detallado al contrato, mediante la gestión de una Oficina Técnica propia de la institución o mediante la colaboración de un tercero. Dicha Oficina Técnica debe contar con expertos en materia de CPI y en el objeto del contrato. Finalmente, se debe documentar y publicar las lecciones aprendidas para que la contratación pública de innovación pueda ir avanzando no solo en la propia institución sino también en el ecosistema innovador.

Aunque la herramienta no detalla sobre los derechos de propiedad intelectual y la forma de pago (que afecta en especial a las PYMES), recomendamos a las instituciones públicas a apoyarse en este flujograma para el proceso de toma de decisión.

Finalmente, desde IDOM aplaudimos esta iniciativa realizada por el BID y por las instituciones brasileras, iniciativa que impulsa la compra publica de innovación y fortalece la gestión pública de las compras innovadoras.

 Quedamos a la espera de la publicación de las demás herramientas que irá compartiendo el BID como parte de esta serie de publicaciones del toolkit.

#otraformadeinnovaresposible

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